Digitalisierung im Unternehmen bedeutet immer mit eingefahrenen Prozessen und Gewohnheiten zu brechen. Auch wenn es auf den ersten Blick nach mehr Arbeit aussieht, profitieren Sie langfristig von automatischen Prozessen und höherer Verfügbarkeit aller Informationen. Wir möchten Ihnen einen Überblick geben, welche Voraussetzungen Sie für die digitale Zusammenarbeit mit uns benötigen und wie die Prozesse nach der Umstellung aussehen können.
Digitalisierung aller Belege
Grundlage für digitale Steuerberatung sind natürlich digitale Belege. Eine Vielzahl Rechnungen werden schon heute digital versendet. Viele Unternehmen können Ihnen auf Anfrage auch digitale Rechnungen zur Verfügung stellen. Dementsprechend müssen Sie sich nur um ein zentrales Ablagesystem für die ca. 50-65% der digitalen Belege kümmern. Zusätzlich muss dann nur noch eine Möglichkeit der Digitalisierung der restlichen Papierbelege eingerichtet werden. Wir empfehlen hierfür die ScanSnap Scanner von Fujitsu . Diese sind schon für unter 500,00 € erhältlich.
Revisionssicheres Belegarchiv.
Ihre digitale Belegablage muss natürlich auch den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) entsprechen. Hierfür nutzen wir ein cloudbasiertes Belegarchiv. Sie können Ihre Belege dort rechtssicher und unveränderlich abspeichern, damit nicht weiterhin Papierbelege aufbewahrt werden müssen.
Verfahrensdokumentation - Ersetzendes Scannen
Damit Sie Ihre Papierbelege löschen dürfen, muss sichergestellt werden, dass Sie einen Ablauf geschaffen haben, der GoBD-Konformität sicherstellt. Diese Verfahrensdokumentation stellt sicher, dass festgelegt wird wer wann was wo speichert und löscht. Um bei einer Betriebsprüfung nachweisen zu können, dass Sie hierfür ein Verfahren entwickelt haben, kann Einsicht in diese Verfahrensdokumentation verlangt werden.
Ausgangsrechnungen
Die Ausgangsrechnungen werden aus dem Unternehmenseigenen ERP-System (Unternehmenssoftware) via Schnittstelle als Importdatei für die Steuersoftware bereitgestellt. Im besten Fall kann diese direkt importiert werden. Sofern nur ein Datenbankexport (CSV) möglich ist, passen wir diesen gerne an.
Zahlungseingang
Alle Zahlungen und Zahlungseingänge wie Bank und PayPal werden über unsere Steuersoftware direkt abgerufen. Ein Austausch von Kontoauszügen entfällt komplett.
Belegetransfer
Da alle Belege bereits digital empfangen oder nachträglich digitalisiert wurden, müssen diese nun nur noch in das revisionssichere Belegarchiv hochgeladen werden.
Lohnbuchhaltung
Benötigte Informationen neuer Mitarbeiter werden über einen Online-Fragebogen übermittelt. Auch die Lohnunterlagen und monatlichen Veränderungen werden digital übertragen und bereitgestellt.
Auswertungen
Die vom Mandanten individuell gewünschten Auswertungspakete der Lohn- und Finanzbuchführung stehen nach Erstellung zentral digital und jederzeit von überall aus abrufbar im Agenda Unternehmensportal online bereit.
BWA Besprechung - ortsunabhängig
Der Blick auf die betriebswirtschaftliche Auswertung gibt Ihnen einen aktuellen Überblick zu Ihren Kennzahlen. Gerne besprechen wir eventuelle Fragen auch via Skype-Business mit einer Bildschirmübertragung.
Gerne analysieren wir zusammen mit Ihnen die Prozesse Ihres Unternehmens und prüfen, inwieweit der Einsatz digitaler Lösungen bei Ihnen möglich ist. Hierdurch können wir Ihnen dann ein Angebot für die Erstellung von Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und Jahresabschluss machen. Sofern Sie Interesse haben, können wir Sie auch an Kooperationspartner verweisen, die Sie bei der it-technischen Umsetzung unterstützen.
